18.04.2019

Новости

18.04.2019 Финал обучения

18.04.2019 Молодежь и право

17.04.2019 Доклад об информационной работе

17.04.2019 Финотчеты партий

17.04.2019 Правовое просвещение

16.04.2019 Обучение в Центризбиркоме

16.04.2019 Финансирование муниципальных выборов

16.04.2019 Деятельность «молодежек»

15.04.2019 Итоги муниципальных выборов

15.04.2019 Конкурсы плакатов и кроссвордов

Письмо по-деловому


Российский центр обучения избирательным технологиям при ЦИК России проводит для организаторов выборов в регионах дистанционное обучение. Оно включает видеолекции по актуальным вопросам избирательного права, организации делопроизводства, контролю финансирования, информационному сопровождению кампаний.

Английское влияние

Лекция, состоявшаяся 9 ноября, была посвящена теме, актуальной для любого сотрудника – деловой переписке. Как написать письмо, на которое будет дан оперативный и качественный ответ? Какими смысловыми и визуальными приемами можно расположить к себе адресата? Чего стоит избегать в деловом письме, а какие элементы должны быть обязательно в него включены? На все эти вопросы слушателям курса ответила профессор кафедры русского языка и теории словесности Московского государственного лингвистического университета Искра Космарская.

Анализируя современные тенденции в деловой переписке, Искра Вадимовна констатировала, что на эту сферу определяющее влияние оказывает западный стандарт составления деловой документации. Английский язык с его спецификой и некоторым упрощением диктует правила в том числе и в русской деловой переписке в части вежливости и культуры письма. «Это данность, от которой мы никуда не денемся, – подчеркивает лектор. – Раньше мы составляли при поступлении на работу автобиографию – и это был один жанр, теперь все представляют резюме, это совершенно другой жанр».

Еще одна тенденция – деофициализация – снижение официальности в деловой электронной переписке, усиление разговорного стиля и проявление эмоциональности, чего ранее в письмах подобного рода не допускалось.

При написании делового письма или ответе на него следует соблюдать определенные этикетные нормы. К примеру, время ответа для электронного письма ограничено тремя часами. Именно столько современный человек может комфортно ожидать реакции от электронного визави. В идеале на электронное письмо нужно отвечать сразу. Если дать оперативный ответ не получается в силу объективных причин, то лучше написать адресату и сообщить, в какие сроки будет представлен развернутый ответ на его запрос или просьбу. Если ответное письмо не написано в течение 48 часов, то это является демонстрацией неуважения к адресату.

«Как вы яхту назовете»…

Отдельное внимание в переписке стоит уделить формулировке темы письма, она должна быть краткой и одновременно информативной. Не стоит полностью переносить в тему всю суть письма, но и сокращение до двух слов тоже не является демонстрацией хорошего тона.

Большой проблемой в современной российской деловой переписке является этикетное обращение к незнакомому человеку. В царские времена оно зависело от статуса человека, его пола, положения в обществе, в советский период было введено унифицированное – «товарищи». Сейчас как таковое деловое обращение отсутствует. В идеале нужно обращаться к своему адресату по имени-отчеству, но не всегда они известны. В отдельных случаях допускается оборот «господин Иванов» (ни в коем случае нельзя сокращать до г-н Иванов). Отсюда вытекает еще одна этикетная обязанность в современной переписке – грамотное оформление подписи к своему письму. «Если вы хотите избавить адресата от затруднения, как к вам обращаться, то в подписи должны стоять полностью фамилия, имя, отчество, должность, которую вы занимаете, контактные данные», – порекомендовала Искра Космарская.

Само деловое письмо имеет четкую структуру. Оно состоит из приветственного блока, вступительного слова, изложения самой сути, финальной фразы и подписи.

С приветствием в современном письме тоже происходят странные вещи. Вместо привычных – здравствуйте, добрый день, добрый вечер – стало появляться «доброго времени суток». Подобное начало письма уместно только в виде шутки, убеждены в академической среде. Лучше использовать проверенные и устоявшиеся наши традиционные приветствия.

Минимум изысков

Для оптимального понимания сути самого письма современные авторы должны учитывать особенность восприятия информации человеком. Необходимо разбить текст на абзацы, руководствуясь принципом «одна мысль – один абзац».

Более того, лучше выбрать шрифт без засечек (к примеру Arial). Привычный в печатной продукции официальный шрифт Times New Roman не так удобен для восприятия с экрана компьютера или планшета. Графические дизайнеры рекомендуют более плавные буквы, отмечая, что они вызывают визуально больше симпатии у читающего.

– При чтении электронного письма у адресата нет времени, поэтому нужно давать информацию кратко и четко, – советует Искра Космарская. – Использовать буллиты (маркировка перечисления точками или нумерацией. – Прим. ред.). Такое перечисление лучше воспринимается и быстрее запоминается суть.

Не стоит злоупотреблять в деловом письме возможностями графического редактора: подчеркиванием, курсивом и полужирным шрифтом. Отдельные вопросы, требующие внимания, можно отметить, но не нужно важные мысли писать курсивом, а для усиления еще и подчеркивать. Это может быть расценено как давление или неуважение.

По содержанию делового письма Искра Вадимовна тоже дала советы, которые помогут пишущим заручиться расположением адресата. К примеру, после приветствия стоит поблагодарить адресата за уделенное время (за оказанное доверие, за встречу и т.п.). Саму суть письма надо изложить предельно кратко и понятно, простыми и ясными фразами, по возможности указать сроки исполнения и стоимость услуг. Финальная фраза письма (ставится до подписи и контактных данных) может содержать «неформальные подсказки» для потенциального ответа: «готовы ответить на ваши вопросы», «можем обсудить детально в удобное для вас время» и т.п. В деловой переписке корректно указать сроки, в течение которых ждут ответа.

Спелл-чекер не спасет

Безусловно, показателем уважения к онлайн-собеседнику является грамотно написанное письмо. Некоторым помощником в этом вопросе может стать спелл-чекер – программа для проверки орфографии, но не все нюансы русского языка она может учитывать. «Не игнорируйте законы орфографии, чаще обращайтесь к словарям, в том числе доступным и в интернете», – призвала Искра Вадимовна.

Также лектор рассказала об особенностях склонения русских, китайских, корейских, бразильских, европейских имен и фамилий. Остановилась на специфике склонения фамилий, которые совпадают с именами нарицательными или названиями животных (Рыба, Козел, Крыса, Ремень). Чтобы не обижать носителя, допустимо изменить привычное ударение или не склонять фамилию вообще.

– Классический формальный стиль остался только в очень серьезных государственных структурах и их официальных бумагах. Из остальных сфер он уходит. На первое место выступает внимание и забота о читателе, отсюда и возникают деформализация и деофициализация электронного делового письма, – резюмировала Искра Космарская.

Голосование



Стали бы Вы наблюдателем на выборах?

Всего голосов: 23






Видеоновости